הכירו את Offisync
תודות לתוסף הקטן הזה לחבילות ה Office, תוכלו להציג, לערוך ולסנכרן את המסמכים שלכם ב Google Docs בעזרת התוכנות השונות ב Microsoft Office. בנוסף, נוכל לקבל את האפשרות לבצע חיפוש במנוע החיפוש של גוגל, גם של אתרים וגם של תמונות, ישירות מתוך הממשק של תוכנת ה Office – ואפילו להוסיף את הטקסט או התמונה שמצאנו ישירות לתוך המסמך שאנחנו עורכים, בלי לפתוח את הדפדפן בכלל !
זו אחת מאותן תוכנות קטנות שמוכיחות את היעילות שלהם באופן מהיר, ולאחר שהשימוש בהן נעשה טבעי, מתחילים לתהות איך הצלחנו לחיות בלעדיה. גם אם אתם לא משתמשים ב Google Docs (וחבל, היתרונות הם גדולים), היכולת להוסיף תמונות או ציטוטים מויקיפדיה (או כל אתר אחר) למסמך תוך שניות היא פשוט משובחת.
כדי שנוכל להשתמש ב Offisync צריכים:
- חבילת Office 2003 ומעלה (קרי, עובד גם על 2007 ו 2010).
- Windows XP ומעלה (דיי ברור, לא ?).
- חבילת net framework 3.5. – ואם זה לא כבר מותקן, זה יותקן אוטומטית במהלך ההתקנה של Offisync.
- חשבון ב Google Docs על מנת שתוכלו להשתמש במסמכים ש"בענן", ואני מקווה שזה לא מפתיע אף אחד. אבל אם אתם סתם רוצים את היכולת לחפש ולצרף פריטים ישירות מה- Office, לא חייבים.
הגרסה הביתית היא חינמית לחלוטין ועובדת בצורה טובה. ארגונים ועסקים צריכים לרכוש רישיון והם מקבלים עוד כמה אפשרויות תוספת – שבאמת לא כ"כ מדברות למשתמשים ביתיים כמונו.
איך זה עובד
לאחר התקנה שגרתית התוסף יפעיל את עצמו בתוכנות הרלוונטיות: word, PowerPoint ו Excel. כאשר תפתחו את אחת התוכנות האלה יופיע לכם תפריט חדש בשורת התפריטים בשם Offisync, ושם יופיעו בצורה ברורה ונוחה כל האפשרויות העומדות בפנינו. תנו לי רק להתלהב קצת ולומר שתמונות המסך הן מחבילת Office 2010, אך הן זהות לחלוטין לאיך שזה נראה ב 2007 ומאד דומות ל 2003:
אם נרצה להשתמש ביכולת של פתיחה ושמירה של מסמכים מ Google Docs, דבר ראשון שצריך לעשות זה לגשת ל Settings ואז ל Accounts:
שם ייפתח לכם חלון בו תוכלו להוסיף את חשבון ה Google שלכם עם פרטי ההזדהות על מנת ש Officesync יוכל לגשת לקבצים שבחשבון. שימו לב שיש תמיכה בגישה למספר חשבונות, ניתן גם להכניס חשבון של Google sites למי שיש, ואתם לא חייבים לעשות זאת אם אתם רק רוצים גישה מהירה לחיפוש אתרים ותמונות של Google:
פתיחת מסמכים
אז הכול מותקן ומוגדר, אפשר להתחיל "לחגוג". אם אתם ב Word למשל, כאשר תפתחו את הקבצים המקוונים שלכם, תוכלו לראות רק את המסמכים (לא את המצגות והגיליונות האלקטרוניים), אם אתם ב PowerPoint תוכלו לראות רק את המצגות וכו'.
לדוגמא, כך זה נראה כשאני מנסה לפתוח מסמך מקוון כלשהו, כאשר אני לוחץ על Open ב Word :
יש סינון וזה מציג רק המסמכים, בוחרים את הקובץ ולוחצים Open – וזהו, המסמך נפתח. התפריט של Offisync זהה לחלוטין בכל שלושת תוכנות ה Office והפונקציונאליות זהה. אחרי שפתחתי מסמך, לוקח לו כמה שניות לרדת (תלוי בגודל המסמך, מסמך עם רק טקסט נפתח בכ- 5-10 שניות) ואז הוא נפתח:
עכשיו אני יכול לערוך אותו כאוות נפשי, כמו כל מסמך אחר שהייתי פותח מקומית, ובסוף כל העריכות והשינויים אני יכול ללחוץ Save (זה שנמצא בתפריט של OffiSync ולא סתם Save של שמירה מקומית על המחשב), לאחר הלחיצה כל השינויים ישמרו ומיד יעלו חזרה לענן, ל Google Docs, ויחליפו את העותק הקודם. גם תהליך ההעלאה לוקח מספר שניות, תלוי בגודלו:
שמירת מסמכים
אז כמו שאמרנו, אם לוחצים Save למסמך שפתחנו, העותק המעודכן עולה מידית לרשת ומחליף את הישן. אך ניתן גם ללחוץ Save as ולהעלות באותו האופן כל מסמך שכרגע פתוח בתוכנה שלנו ולא משנה מה המקור שלו: מקומי או מ- Google. מיד לאחר מכן ייפתח דיאלוג שיראה לכם את עץ התיקיות שלכם ב Gdocs (נמאס לי לרשום Google Docs כל פעם מחדש, אז מעכשיו, Gdocs, מתאים?), בו תצטרכו לבחור באיזה תיקייה לשמור את המסמך וגם להכניס את השם שתרצו לתת לו. לאחר לחיצה על Save בדיאלוג הזה הקובץ ייעלה ל Gdocs לפי השם והתיקייה שבחרתם לו:
- לחצו על Save As.
- בחירת תיקייה בעץ התיקיות של Gdocs. ניתן גם ליצור תיקייה חדשה ע"י לחיצה ימנית על התיקייה הראשית (בשם Home).
- נתינת שם למסמך.
- לחיצה על Save.
אז בעזרת פקודת ה Save As ניתן לראות ב Offisync גם ככלי נחמד להעלאה מהירה של מסמכים ל Gdocs שלנו. תראו איזה יופי זה יכול לעבוד עם
התוסף Harmon.ie שעליו דיברנו בכתבה אחרת לאאוטלוק: פותחים מסמך
מקומי, עורכים מה שרוצים ואז שומרים אותו במהירות ל Gdocs, פותחים את האאוטלוק וישר שולחים קישור אל הקובץ (ולא את הקובץ עצמו, חבל על הזמן והמקום) עם יכולות עריכה דרך המייל למי שרוצים.
שיתוף, הרשאות וסנכרון
אם פתחתם מסמך מ Gdocs או שמרתם מסמך מקומי ב Gdocs – או במילים אחרות, כרגע המקור לו הוא ב Gdocs, תוכלו לשתף אותו במהירות בלי לעזוב בכלל את תוכנת ה Office. גשו לתפריט ה Offisync, לחצו על Share ובחרו ב Email. ייפתח לכם מייל חדש עם הקישור למיקום הקובץ ב Gdocs, רק צריך למלא את שאר פרטי המייל ולשלוח. במקום Email תוכלו לבחור ב Copy link ואז להדביק את הקישור למסמך היכן שנוח לכם. בתפריט ה Share תוכלו גם לפתוח את אותו הקובץ שאתם עובדים עליו דרך הדפדפן והממשק האינטרנטי של Gdocs עצמו (לא ברור למה זה טוב, אולי אם הקובץ משותף אז ככה תוכלו לראות עדכונים):
באותו המקום, בלחיצה על הכפתור של Permissions תוכלו להעניק הרשאות למשתמשים שונים – הרשאות צפייה בלבד או גם עריכה. רושמים את כתובת הדואר האלקטרוני של המשתמש שאתם מעוניינים לתת לו הרשאות, בוחרים את סוג ההרשאה ולוחצים על Update. לאותה תיבה יגיע מייל שמציין שאתם רוצים לשתף קובץ והקישור לקובץ:
אם כבר שיתפתם עם אנשים שונים מסמך מסוים ונתתם להם הרשאת עריכה, יכול להיות שהעותק שאתם עובדים עליו מקומית כבר לא מעודכן והעותק שבשרתי Gdocs כבר התעדכן ע"י משהו שנתתם לו הרשאה. תוכלו לבדוק שינויים שנעשו במסמך בכל רגע בעזרת הלחיצה על הכפתור Update שיפתח לכם תפריט – בדיקת שינויים, שילוב השינויים שאתם עשיתם עם השינויים החדשים שנעשו אם היו כאלה, או עדכון העותק שאתם עובדים עליו עם העותק החדש מהשרת אם אתם אוהבים את השינויים שנעשו:
הכנסת מידע מרשת האינטרנט במהירות למסמכים
זה החלק היחידי ב Offisync שאינו מצריך חשבון של Gdocs. פשוט מקלידים ערך כלשהו שאנחנו מחפשים, ואז לוחצים Web Search לחיפוש אתרים או Image Search לחיפוש תמונות. בשני המקרים החיפוש נעשה בעזרת מנוע החיפוש של Google.
חיפוש אתרים
מקלידים ערך, ולוחצים Web Search. מיד נפתח חלון הנותן לנו את תצוגת תוצאות החיפוש מגוגל:
מכאן והלאה זה בדיוק כמו גלישה באינטרנט כרגיל במעין דפדפן פרימיטיבי שכזה, אתם אפילו יכולים לרשום את כתובת האתר עצמו בכתובת למעלה במקום לחפש. בחרו קישור, מצאו את מה שאתם צריכים וכאן עומדת בפניכם 2 אפשרויות: ללחוץ על Clip בצד ימין למעלה, ואז יש לבחור את השטח באתר שאתם רוצים שיצולם ויוכנס למסמך שלכם כאובייקט של תמונה, בסוף בחירת האזור לחצו על Insert:
במצב הזה היתרון הוא שאתם שומרים על העיצוב המקורי של האתר, ויכולים "לצלם" אובייקטים שונים יחד כמו טקסט ותמונה למשל, אך החיסרון הוא שלא ניתן לערוך שום דבר לאחר מכן. האופציה השנייה היא לבחור טקסט מסוים מהאתר (טקסט בלבד) וישר ללחוץ על insert, כך הטקסט עצמו יועתק למסמך שלכם כטקסט ולא כתמונה, ולכן גם תוכלו לערוך אותו:
חיפוש תמונות
מקלידים ערך, ולוחצים Image Search. מיד נפתח חלון הנותן לנו את תצוגת תוצאות חיפוש התמונות מגוגל:
בחלון זה הוסיפו לנו את הפקדים לחיפוש מתקדם שאנחנו מכירים מהאתר של מנוע חיפוש התמונות של Google. אפשר לסנן תוצאות לפי גודל התמונה, הסגנון שלה, הצבע הדומיננטי בה וגם לפי רישיונות השימוש בה. לאחר שמצאנו את התמונה הרצויה, ניתן להעתיק את הקישור אליה ע"י לחיצה על Copy, או להכניס אותה מיידית לתוך המסמך שלנו ע"י לחיצה על insert:
שורה תחתונה
הפתרון הנכון בזמן הנכון, ואני יסביר: יש הרגשה באוויר שכל החברות הגדולות הולכות לכיוון תוכנות שלמות שיפעלו מהענן ויתנו לנו עוד מגוון רחב של אפשרויות, וזה לא רק Goolge שמנסה קצת להטריד את המכירות של חבילת תוכנות ה Office של מיקרוסופט – מיקרוסופט בעצמה פיתחה כלי דומה, מעיין Office דרך האינטרנט, הפתוח לקהל הרחב בחינם. השירות נקרא Office Live Workspace, יש לו ממשק המחקה את המראה של חבילת Office 2007 והוא מתחרה חזק וטוב ב Gdocs (כי הוא באמת טוב). ועדיין, משהו חסר לי, לדוגמא, בעבודה מול ה Word האינטרנטי, גם של Google וגם של Microsoft – אין כ"כ זרימה בעבודה, יש תגובות איטיות, כל התעסקות עם תמונה קצת גדולה זה סיפור וזמן, אני בפחד מתמיד שיתנתק לי האינטרנט והכל ילך לאיבוד ועוד…
אבל מצד שני, אני כן רוצה גישה מכל מקום בעולם, יכולת לשלוח לינק קטן במקום קבצים שמנים במייל, יכולות שיתוף וכו' וכו'. לכן Offisync הוא הפתרון הנכון בזמן הנכון, כי למען האמת ממש לא מיהרתי לעשות הגירה מוחלטת לשירותי הרשת האלה, כמה שהם מגניבים וחינמיים. להיפך, הלכתי וקניתי את Office2010. השתמשתי ב Gdocs מדי פעם בשביל היכולות האלה שיש לו מעצם טבעו שהוא תוכנה "בענן", אבל לא הצלחתי לזנוח תוכנה שולחנית טובה בשביל המשימות הללו. בעזרת Offisync, אני יכול להשתמש ביכולות המצוינות של Gdocs כל הזמן, במהירות ובנוחות, ועדיין לעבוד על תוכנות ה Office השולחניות שאני כ"כ רגיל אליהן.
ב Office 2010 מיקרוסופט שילבה חלק מהיכולות האלה, של שמירת מסמכים ישירות לענן כחלק אינטגרלי מהתוכנות שבחבילה. אפשר לשמור מסמכים ישירות לכונן ה SkyDrive של מיקרוסופט, המספק 5 ג'יגה יפים ומכובדים בחינם לשמירת קבצים בענן. זה קצת איטי אבל סה"כ עושה את העבודה, אבל משום מה אין שום אפשרות נוחה לפתוח את הקבצים האלה היושבים ברשת ישירות מתוכנת ה Office – חייבים לגשת לאתר עצמו, להכניס פרטי הזדהות, למצוא את הקובץ ושם ניתן לבחור באפשרות של "פתיחה באמצעות תוכנה מקומית". זה פשוט פספוס קצת מוזר מבחינת Microsoft – למה אין גישה נוחה לקבצים שלי מתוך התוכנה השולחנית ?! אם הם היום מכניסים את זה, באמת הייתי שוקל להשתמש ב Office Live Workspace במקום Gdocs, פשוט לא ברור לי עובר להם בראש.
אבל נראה לי שרק הייתי שוקל ולא עובר באמת, כי Offisync גם שומר לענן בצורה הרבה הרבה יותר מהירה. לאור הפספוס הזה ראוי לציין עוד כפתור אחד ב Offisync בשם Dashboard, שהוא לא כ"כ שימושי אבל ממחיש את ההבנה של מפתחי Offisync שגם אם הקבצים שלנו הם איי-שם בענן, אנחנו עדיין רוצים גישה אליהם בצורה נוחה. ברגע שתלחצו על ה- Dashboard ייפתח לכם פאנל בצד הימני של המסך בו תראו את כל המסמכים שלכם ב Gdocs – לחיצה אחת ובודדת על אחד המסמכים שתבחרו והוא יירד ויפתח לכם בתוכנה המקומית:
תיהנו !
